NOS CHAMPS DE COMPÉTENCES
Organisation générale ÉVÉNEMENT
Peu importe l’événement ou l’activité à organiser, notre expérience, nos formations et notre savoir-faire, nous permet de répondre à toutes vos demandes.
Notre métier : Créer des événements qui vous ressemblent !
EN QUOI ÇA CONSISTE ?
En quelques mots
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Expliquez-nous votre projet (…date, lieu, personnes attendues…)
Vos retours sur événements passés
Définissez notre cadre d'intervention, nos missions
Définition du budget
Vos idées ! Votre concept ! Nos inspirations !
Interlocuteur unique
Réunion de préparation
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Veille concurrentielle
Recherches
Chiffrage
Conseils
Mise en page de proposition
Rédaction de budget
Recherche de propositions alternatives
Nos inspirations travaillées
Faisabilité de l'événement
Modélisation de masse ou 3D
1er jet de retro-planning
Disponibilités prestataires et matériel
Récupération devis fournisseurs
Options posées fournisseurs
Négociation de budgets
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Présentation de notre offre
Déroulé technique
Déroulé le jour J
Nos idées pour vous
Les contenus et propositions
L'organisation générale
Inspirations clients
Présentation d'un budget global à tiroirs
Définition des options retenues
Précision de notre cercle d'intervention
Réunion de présentation
Réservations diverses
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Devis détaillé
Retroplanning détaillé
Plan d'implantation de masse ou 3D
Verrouillage budget définitif
Contrat de prestations
Bon de commande
Validation options fournisseurs
Booking prestataires et personnel
Conditions générales de vente
Modalités de paiement
Lancement organisation
Gestion des achats
Centralisation du matériel
Autorisation (mairie, préfecture ...)
Rendez-vous technique
Réunion d'organisation
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Organisation globale
Anticipation des problématiques
Préparatif en amont
Intendance
Sécurité et hygiène
Agencement d'espaces
Assurances
Coaching et répétitions
Gestion du personnel
Logistique
Rangement
Facturation globale
Suivi post événement
Inventaire matériel
Compte rendu et debriefing
Compte rendu Photos / Vidéos
COMMENT S’Y PREND-ON ?
Un bureau central, des bureaux annexes en France, une équipe d’organisation, planning, compta, administratif…
Un local de fabrication et stock principal, des antennes et relais en France, du personnel artisan et logistique
Des animateurs de stand d’animation, des régisseurs, anims micro, logisticiens (généralement auto-entrepreneur) en France
Des véhicules internes, camionnettes, remorques, 20 m3 ou flotte de camions loués chez notre partenaire
Un grand réseau de partenaires, prestataires et fournisseurs, étoffé depuis plusieurs années dans notre base de données
Faire de vos contraintes un levier de créativité
Dans un monde où l'événementiel peut rapidement devenir un gouffre budgétaire, notre mission est claire : prouver que budget maîtrisé ne signifie pas idées limitées. Bien au contraire. Chez nous, l’optimisation budgétaire n’est pas un frein, c’est un terrain de jeu, un moteur de créativité, et surtout, un engagement au service de vos objectifs.
Chaque projet est unique. Chaque client arrive avec ses ambitions, ses rêves, ses impératifs… et un budget souvent bien défini. C’est là que notre rôle commence. Là où certains voient un cadre rigide, nous voyons une opportunité de faire mieux, autrement. Notre métier ne consiste pas simplement à organiser un événement. Il consiste à concevoir une expérience, à construire un moment fort qui vous ressemble, sans dépasser les limites que vous nous confiez.
L’obsession du juste prix, jamais du compromis
Nous ne croyons pas aux solutions standardisées. Nous croyons aux solutions sur mesure, pensées pour vous, avec vous, en tenant compte de toutes les dimensions de votre projet : vos attentes, votre culture, votre image, vos publics… et vos ressources financières. Notre approche repose sur un principe simple : chaque euro dépensé doit avoir un impact réel sur la qualité de votre événement. Nous optimisons chaque poste budgétaire, négocions, comparons, ajustons, mais sans jamais dénaturer le fond.
Cela signifie que nous vous conseillons avec sincérité, que nous vous alertons quand certaines idées méritent d’être repensées, et que nous cherchons des alternatives intelligentes pour que le rendu final reste cohérent, valorisant et efficace.
Le conseil : notre ADN
Nous sommes avant tout des partenaires de réflexion. Notre métier ne s’arrête pas à la logistique. Il commence bien avant, dans l’écoute, l’analyse, l’échange. Nous vous aidons à structurer votre idée, à prioriser vos envies, à formuler vos objectifs pour que chaque décision ait du sens – humainement, techniquement et financièrement.
Le conseil, c’est aussi vous apporter des repères. Comprendre les mécanismes tarifaires du secteur événementiel, anticiper les coûts cachés, éviter les pièges fréquents, identifier les opportunités... C’est ce que nous faisons chaque jour, avec transparence et pédagogie. Nous ne vous livrons pas simplement une prestation clé en main : nous vous impliquons dans le processus, pour que vous compreniez comment chaque choix influe sur votre budget, votre planning et l’expérience finale.
Un accompagnement stratégique de bout en bout
De la première idée à la dernière minute de démontage, nous sommes à vos côtés.
Nous orchestrons le projet avec rigueur, mais toujours dans l’échange. Chaque étape – rédaction du cahier des charges, choix des prestataires, construction du rétroplanning, négociations, arbitrages – est une occasion pour nous de vous conseiller et d’optimiser ce qui peut l’être.
Notre connaissance fine du marché, notre réseau de partenaires fiables, et notre sens aigu de la négociation nous permettent d'obtenir le meilleur rapport qualité/prix à chaque étape. Et surtout, nous ne laissons rien au hasard. Un devis trop flou, une clause mal formulée, un détail technique oublié… tout cela peut avoir un impact majeur. C’est pourquoi nous anticipons, nous posons les bonnes questions, et nous veillons aux moindres détails.
Un projet bien géré, c’est un projet qui respire
Lorsque le budget est fléché de façon intelligente, que chaque intervenant connaît sa mission, que le planning est fluide et que les décisions ont été prises en amont, alors l’événement prend une autre dimension. Il devient fluide, maîtrisé, serein.
Et c’est exactement notre but : que vous puissiez vivre votre événement pleinement, sans stress, parce que vous savez que tout a été pensé, cadré, ajusté. Cette tranquillité d’esprit, elle ne vient pas par hasard : elle est le fruit d’un travail rigoureux en amont, d’une méthodologie éprouvée, et d’un engagement sincère à vos côtés.
L’optimisation, ce n’est pas faire moins, c’est faire mieux
Beaucoup pensent encore que “faire des économies” dans un projet événementiel, c’est forcément renoncer à la qualité, ou tirer sur la corde. Nous, nous pensons l’inverse. L’optimisation n’est pas un appauvrissement : c’est un enrichissement stratégique.
Il s’agit d’éliminer les dépenses superflues, de valoriser ce qui fait vraiment la différence, de réallouer les ressources là où elles auront le plus d’impact. Parfois, cela signifie passer par des circuits plus courts, repenser une scénographie, mutualiser certains moyens, ou simplement changer un fournisseur. Chaque action est pensée pour maximiser votre retour sur investissement.
Vous inspirer, vous rassurer, vous faire gagner du temps (et de l’argent)
C’est là que notre valeur ajoutée se révèle pleinement. Nous ne sommes pas seulement des exécutants : nous sommes des catalyseurs.
Nous vous faisons gagner un temps précieux en allant à l’essentiel, en anticipant les problèmes, en vous proposant des pistes concrètes et actionnables.
Nous vous faisons aussi économiser de l’argent, bien sûr, mais surtout, nous vous aidons à mieux l’utiliser. Et au final, nous vous aidons à mieux communiquer, mieux mobiliser vos publics, et mieux atteindre vos objectifs.
Conclusion : un vrai partenariat, pas une simple prestation
Faire appel à nous, ce n’est pas déléguer à l’aveugle. C’est établir une vraie collaboration, fondée sur la confiance, le dialogue, la transparence et la performance.
Notre plus grande satisfaction ? Quand nos clients nous disent, une fois leur événement terminé :
“On a réussi à faire quelque chose d’incroyable, sans exploser notre budget. Et surtout, on s’est sentis accompagnés à chaque instant.”
C’est exactement pour cela que nous faisons ce métier. Parce que l’événementiel est une aventure humaine, un moment de création collective, et que rien ne nous motive plus que de transformer vos contraintes en opportunités.
CONTEXTE ET SOLUTION APPORTÉE
Dans le cadre de petites opérations commerciales, il est souvent difficile pour certains points de vente de disposer d’un stand d’animation visuellement impactant à moindre coût. Les grandes enseignes bénéficient généralement de chapiteaux ou tonnelles floquées à leur image, que nous pouvons réutiliser pour installer des animations attractives (comme une roue de la fortune avec animateur, par exemple).
Cependant, les magasins de plus petite taille ne disposent pas de ces structures personnalisées, ce qui limite la visibilité et l’impact visuel de l’animation sur site.
Pour répondre à cette problématique, nous avons conçu une solution astucieuse et économique : des tonnelles standards équipées de zones à scratch. Cela me permet de fixer des éléments imprimés (sur tissu) à moindre coût, tels que le logo du magasin ou des visuels personnalisés. L’effet visuel est immédiat : le stand donne l’illusion d’un chapiteau floqué sur-mesure, tout en restant flexible, réutilisable et très économique.
Le projet version Événement Méca
Les emplacements zones velcro
Le projet version Xless Festival
Le rendu au final
Et vous ? Qu’est ce que vous organisez ?
Nous contacter
Vous avez un projet d’événement ? Vous avez envie de travailler avec nous ? Remplissez le formulaire et nous vous contacterons rapidement.
N’hésitez pas à nous appeler au 07 43 55 51 05 !
Ou bien par mail à : contact@evenement-meca.com